Waktu ialah sesuatu yang tak akan terulang, semakin disia-siakan maka tidak akan ada yang berkesan dari waktu itu.
Mengapa suatu pekerjaan terlambat diselesaikan?? Mengapai sasaran tidak tercapai?? Mengapa deadline tak terkejar? Semua ini tidak terjadi begitu saja, atau secara tiba-tiba, tetapi akhir tumpukan waktu yang tidak dikelola dengan bijak. Lalu mengapa kita perlu mengelola waktu dengan bijak? Bagaimana cara mengelola waktu dengan bijak?
Mengapa Perlu Memanfaatkan Waktu anda?
Banyak alasan yang perlu dipertimbangkan untuk memanfaatkan waktu dengan bijak.
Waktu ialah uang
Karena tidak sanggup memenuhi waktu penyelesaian sebuah proyek yang telah disetujui bersama dengan pihak pemberi proyek, perusahaan komputer A didenda US$ 5,000 setiap harinya.
Kebiasaan Maya yang sering terlambat dalam banyak hal (datang terlambat, menyerahkan kiprah dan laporan juga terlambat), Maya kehilangan kesempatan untuk menerima promosi dengan tanggung jawab yang lebih besar serta honor dan derma jabatan yang lebih besar pula. Seandainya saja mereka bisa mengelola waktu dengan lebih bijak, maka niscaya banyak kesempatan emas yang bisa mereka raih. Bagaimana dengan Anda??
Waktu tak akan kembali
Berikut ialah sebuah ilustrasi menarik, diterima penulis dalam sebuah email. Coba bayangkan Anda setiap hari mendapatkan uang sebesar US$ 100.000 di rekening bank Anda yang bisa Anda tarik sebagian, atau semuanya. Syaratnya hanya satu: kalau uang ini tidak Anda manfaatkan pada hari yang sama, uang itu akan hangus, namun keesokan harinya Anda akan mendapatkan sejumlah yang sama. Begitu seterusnya.
Nah, apa yang akan Anda lakukan dengan uang sebesar US$ 100.000 setiap harinya? Apakah Anda akan memanfaatkan sebagian saja atau seluruhnya? Tanpa harus berpikir lama, kemungkinan besar Anda akan menjawab bahwa Anda akan memanfaatkan seluruhnya, alasannya ialah kalau tidak, uang ini akan hangus.
Nah, ternyata sifat hangus ini juga berlaku bagi waktu. Waktu yang kita terima ialah anugerah yang nilainya lebih besar dari uang. Anugerah ini tidak bisa disimpan dan akan hangus kalau kita tidak memanfaatkannya dengan baik. Waktu yang telah lalu, tak akan kembali. Lalu, apa keputusan Anda?
Bagaimana Memanfaatkan Waktu?
Mungkin kini Anda sudah bisa diyakinkan bahwa waktu perlu dikelola dengan bijak. Tetapi, bagaimana caranya? Anda bisa berguru dari beberapa pelaku bisnis berikut yang telah berhasil mengelola waktu mereka dengan bijak.
1. Fokus pada kekuatan
Lucio A Noto, mantan CEO Mobil, salah satu perusahaan minyak terbesar dunia, menerapkan taktik untuk fokus pada kekuatan. “Do what you do best, let others take care of the rest,” demikian motto sang CEO.
Menurut Lucio, dengan cara ini banyak waktu yang sanggup dihemat dan dialokasikan untuk melaksanakan hal-hal yang lebih penting atau lebih mempunyai nilai tambah bagi perjuangan yang ditekuni. Misalnya, untuk tampil unggul, Mobil, yang mempunyai kekuatan di industri perminyakan, memfokuskan seluruh waktu, energi, dan sumber daya untuk membangun kekuatannya tersebut, sedangkan bidang-bidang lain yang bukan merupakan kekuatan dipangkas dan bidang yang sifatnya menunjang diserahkan pada pihak lain untuk mengelolanya.
Hasilnya, Mobil bisa memfokuskan strateginya untuk mempertahankan keunggulannya dan berhasil meningkatkan pendapatan bersihnya secara signifikan dari US$ 3 miliar menjadi US$ 12 miliar menjelang periode ke-21.
2. Buat daftar
Sebagai seorang pelaku bisnis yang mempunyai dan mengelola banyak sekali perjuangan makanan, William E Heinecke, sangat mengandalkan daftar hal-hal yang harus dikerjakan (things to do) dan orang-orang yang harus dihubunginya (people to call).
Tiap hari ia menciptakan daftar Things to do dan People to call. Daftar ini disusun menurut skala kepentingan. Pada final hari, beberapa ketika sebelum pulang, ia melihat kembali daftar yang dibuatnya tersebut.
Di sisa hari ia mencoba menuntaskan apa yang belum terselesaikan. Dalam perjalanan pulang dari kantor pun ia memanfaatkan waktunya menelepon orang-orang yang belum sempat diteleponnya. Dengan daftar ini, ia merasa lebih mempunyai kendali terhadap waktu dan hasil yang diharapkannya.
3. Ingat tujuan
Jika Heinecke mengandalkan daftar, lain lagi dengan Bill Gates, Kaisar yang membidani Microsoft. Teknik mengelola waktu dengan bijak yang dipakai oleh Bill Gates ialah mengaitkan waktu dengan Tujuan.
Bill Gates menciptakan daftar tujuan yang akan dicapainya. Tujuan ini dijadikannya contoh ketika memimpin rapat. Jika ada pembicaraan yang melenceng dari tujuan, pembicaraan tersebut bisa dialihkan kembali ke arah yang telah disepakati bersama.
Dengan demikian rapat yang mengacu pada tujuan tersebut bisa diadakan dalam waktu yang lebih sedkit dengan hasil yang lebih baik (singkat namun berbobot).
4. Menyisihkan waktu belajar
Jeffrey J Fox, penulis buku How to Become CEO, mengusulkan semoga tiap orang secara rutin menyisihkan waktu untuk meningkatkan diri. Waktu yang dipilih bisa berbeda dari satu orang ke orang yang lain.
Bagi yang merasa lebih produktif pagi hari, bisa menyisihkan satu jam di pagi hari untuk “belajar”, misalnya, waktu perjalanan dari rumah ke kantor (jika Anda naik kendaraan umum, atau kalau Anda dibantu oleh supir pribadi).
Sebaliknya, kalau waktu produktif Anda ialah malam hari, Anda bisa menyisihkan waktu malam hari Anda untuk “belajar”. Belajar disini tidak harus dilakukan di kelas. Belajar bisa dilakukan dengan berdiskusi dengan orang lain, berguru “di internet”, membaca buku, koran, majalah, ataupun mendengarkan kaset-kaset pengembangan diri. Belajar merupakan upaya “mengisi bensin” bagi pikiran Anda semoga Anda bisa terus melaju tanpa hambatan.
4. KISS
Keep it Simple and Sound (KISS). Ini merupakan taktik yang diterapkan oleh Chuck Knight, CEO Emerson Electric. Menurut Chuck, dengan menerapkan taktik ini, segala sesuatu (termasuk kiprah yang rumit sekalipun) niscaya bisa diselesaikan dalam waktu yang telah disepakati bersama.
Caranya: Buat perencanaan. Dengan menciptakan rencana, setengah dari sukses sudah bisa diraih. Dalam menciptakan rencana, kita bisa mengidentifikasi tugas-tugas rumit dan memecahkannya menjadi tugas-tugas yang lebih sederhana.
Dalam perencanaan, kita bisa memperkirakan waktu yang diperlukan, mengantisipasi kesulitan, dan menyiapkan taktik untuk mengatasi kesulitan tersebut sebelum kesulitan tersebut bermetamorfosis masalah.
5. Lihat ke depan
Seperti seorang kapten kapal yang senantiasa harus melihat ke depan ketika mengemudikan kapalnya, demikian pula dengan seorang pemimpin bisnis. Menurut Bob Eaton dari DaimlerChrysler, seorang pemimpin bisnis harus mendedikasikan sebagian besar waktunya untuk melihat ke depan (memanfaatkan kekuatan visi), sehingga ia bisa melihat ke arah mana bisnisnya akan melaju.
Dengan demikian akan lebih gampang baginya untuk memperlihatkan pandangan gres kepada anak buah untuk mendayung ke arah yang sama. Dengan melihat ke depan ia juga bisa melihat batu-batu halangan yang menghadang di perjalanan menuju masa depan, sehingga ia sanggup mengambil keputusan untuk memutar kemudi guna menghindari penghalang tersebut.
Pemanfaatan waktu intinya ialah sebuah kebiasaan. Upaya mengelola waktu dengan bijak merupakan upaya membangun kebiasaan untuk memanfaatkan waktu dengan bijak. Kuncinya ialah disipilin diri. Sebagai tahap awal, coba tuliskan dari jam ke jam apa saja yang biasa Anda lakukan, kemudian identifikasi “kebocoran” waktu yang terjadi. Dari sini Anda bisa memulai dan menentukan taktik pengelolaan waktu yang paling sempurna untuk kondisi Anda.
EmoticonEmoticon